INDEPENDENT RETAIL EUROPE ⁽¹⁾

Article 1 – Dénomination, siège, durée

1. L'association internationale à but scientifique et sans but lucratif dénommée
   • "Union des groupements de détaillants indépendants de l'Europe " AISBL
   • (Union of groups of independent retailers of Europe)
   • (Union der Verbundgruppen selbständiger Einzelhändler Europas)

   en abrégé "UGAL" a changé de nom. Elle s'appelle désormais Independent Retail Europe. Cette association est régie par la loi belge du 25 octobre 1919 modifiée par les lois des 6 décembre 1954 et 30 juin 2000.

2. Le siège d'Independent Retail Europe est établi dans une commune de la Région de Bruxelles-Capitale. Il se trouve actuellement à B – 1040 – Etterbeek, Avenue des Gaulois 3, boîte 3. Le siège peut être transféré à tout autre lieu de cette Région par simple décision du Comité de Direction.
3. Independent Retail Europe est constitué pour une durée illimitée. 

Article 2 – Objet

L'association, dénuée de tout esprit de lucre, a pour objet d'entreprendre toute recherche, de recueillir et de diffuser toute information scientifique touchant le statut légal, économique et social des groupements et associations de groupements, légalement constitués suivant les lois et usages de leurs pays, et dont l’objectif vise la promotion des détaillants indépendants.

Pour cela, Independent Retail Europe peut mener toutes les activités qui, d'une manière générale, peuvent contribuer à la réalisation de son objet et notamment :

• elle assure, tout particulièrement auprès des institutions de l'Union européenne, la représentation et la promotion de l'ensemble de ses membres, elle les informe sur toute question d'intérêt commun, et elle agit en vue de contribuer à l'intégration européenne ;
• elle contribue aux échanges d'expériences entre ses membres ;
• Independent Retail Europe est habilitée à devenir membre d’autres associations et organisations.

Article 3 – Membres, admission et résiliation

Peuvent devenir membres effectifs d'Independent Retail Europe :

• les groupements nationaux ou internationaux visant la promotion des détaillants indépendants,
• ­les associations ou organisations nationales ou internationales de groupements qui poursuivent un objectif similaire,
• les membres effectifs doivent avoir la personnalité juridique.

Seuls les membres effectifs disposent d'un droit de vote à l'Assemblée générale et sont éligibles au Comité de Direction.

Independent Retail Europe peut également accueillir des membres associés ou conclure des accords de coopération avec des personnes morales ou physiques qui ne peuvent devenir membres effectifs mais souhaitent contribuer aux objectifs de l'association. L’Assemblée générale en détermine les conditions. Les membres associés disposent des mêmes droits que les membres effectifs, sauf du droit de vote.

Admission

• ­ Les demandes d’admission doivent d'abord être adressées par écrit au secrétariat qui les transmet au Comité de Direction.
• ­ Le Comité de Direction décide de l’admission des candidats à la majorité des deux tiers des membres représentés, sous réserve de confirmation par la prochaine Assemblée générale.
• ­ L’admission ne peut être refusée que pour des raisons objectives qui doivent être communiquées au candidat membre.

La qualité de membre se perd :

• en cas de dissolution d'Independent Retail Europe ;
• ­ en cas de démission. Les membres effectifs ou associés sont libres de se retirer à tout moment de l'association. La démission doit être adressée par lettre recommandée au secrétariat de l'association. La notification d'une démission faite en cours d'année devient effective à la fin de l'exercice suivant ;
• ­ par exclusion, décidée par l’Assemblée générale à une majorité des deux tiers des membres représentés. L’exclusion doit être motivée ;
• ­ lorsqu’un membre n’a pas réglé ses cotisations avant le terme de l’exercice concerné, en dépit de deux avertissements (le second par lettre recommandée).

Un membre reste redevable de sa cotisation jusqu'à l'entrée en vigueur de sa démission ou de son exclusion. Les membres démissionnaires ou exclus, ou leurs ayants droits, ne peuvent faire valoir aucun droit sur l'avoir social ou sur une partie de celui-ci.

Article 4 – Assemblée générale

L’Assemblée générale est l’organe délibératif suprême et elle possède la plénitude des pouvoirs permettant la réalisation de l'objet de l'association. Elle se compose de personnes physiques, mandataires des membres effectifs. Seul un représentant par membre effectif est autorisé à voter en vertu de l’article 8. D’autres représentants des différents membres peuvent assister à l’Assemblée générale sans droit de vote. 

1. Il revient notamment à l'Assemblée générale:
   • de décider des modifications des statuts ;
   • d'élire le Comité de Direction, son Président et les Vice-Présidents ;
   • d'approuver le budget, le rapport des contrôleurs aux comptes et de décharger le Comité de Direction ;
   • de révoquer, le cas échéant, les membres du Comité de Direction ;
   • de décider la dissolution de l’association.
2. L’Assemblée générale doit être convoquée par le Président du Comité de Direction au moins une fois l'an. La convocation et l’ordre du jour doivent être envoyés par le secrétariat aux membres au moins trois semaines à l’avance.
3. Elle siège en tant qu’Assemblée générale extraordinaire à l'initiative du Président ou sur décision du Comité de Direction ou à la demande d’au moins un tiers des membres effectifs, dans un délai de six semaines, à dater de la décision ou de la demande.
4. L’Assemblée générale ne peut décider valablement que sur les sujets inscrits à l’ordre du jour. 
5. L’Assemblée générale désigne deux contrôleurs aux comptes provenant d'organisations membres. Dans un délai de trois mois après la clôture d’un exercice, ils vérifient la régularité de la comptabilité et rédigent un rapport à ce sujet. Ce rapport doit être soumis au Comité de Direction puis distribué par le secrétariat à tous les membres pour approbation par l’Assemblée générale.

Article 5 – Comité de Direction

1. Les membres effectifs d'Independent Retail Europe doivent être représentés au Comité de Direction d'une façon qui cherche à tenir compte de la diversité de leurs structures et secteurs d'activités.
2. Le Comité de Direction est composé de quatorze membres au maximum, choisis au sein de l'Assemblée générale, et qui exercent leur mandat à titre gracieux. Il comprend un Président et au maximum quatre Vice-Présidents. Tous sont élus pour une durée de 3 ans par l’Assemblée générale et sur proposition du Comité de Direction. Les mandats sont renouvelables.
3. Le Président du Comité de Direction doit être originaire d’un État membre de l’Union européenne. 
4. Chaque membre du Comité de Direction dispose d’une voix. Le Comité de Direction ne peut délibérer valablement que si la moitié de ses membres sont présents ou représentés.
5. Lorsqu’un membre effectif est représenté au Comité de Direction par son principal dirigeant élu, un dirigeant salarié, permanent de la structure, peut participer au Comité de Direction sans droit de vote.
6. Le Comité de Direction se réunit au moins deux fois l'an. Il est convoqué à l'initiative du Président ou à la demande d’au moins un tiers des membres du Comité. La convocation et l’ordre du jour doivent être envoyés par le secrétariat aux membres au moins trois semaines avant la réunion.
7. Le Comité de Direction dispose de tous les pouvoirs de gestion et d’administration, sous réserve des attributions de l’Assemblée générale. Le Comité de Direction ne peut décider valablement que sur les sujets inscrits à l’ordre du jour. 
8. Le Comité de Direction délègue la gestion courante à un Directeur général. Les attributions du Comité de Direction incluent plus particulièrement :
   
   • le recrutement et le licenciement du Directeur général ;
   • la nomination de représentants de l’association au sein d’organes d’autres associations ou organisations ;
   • le vote de projets et de propositions à soumettre à l’Assemblée générale ;
   • la convocation à l’Assemblée générale.
9. Le Comité de Direction peut déléguer certaines tâches à un "Steering Committee" composé de son Président et des 4 Vice-Présidents.
10. Un membre du Comité de Direction est réputé démissionnaire lorsqu’il ne représente plus le membre effectif pour lequel il a été élu au Comité de Direction.
11. Les coordonnées des membres du Comité de Direction et du Directeur général doivent être publiées conformément aux dispositions de la loi.

Article 6 – Directeur général / Secrétariat

1. Le Directeur général est responsable vis-à-vis du Comité de Direction.
2. Le Directeur général est tenu, conformément aux statuts et dans les limites du budget accordé, d’administrer l’association et de la représenter auprès de toutes les institutions, administrations ou associations internationales, communautaires ou nationales. Ses missions incluent notamment :
   • la préparation et l’élaboration de propositions dans tous les domaines requérant la consultation du Comité de Direction ;
   • l’établissement des comptes annuels et de la proposition de budget ;
   • la préparation de dossiers pour l’Assemblée générale ;
   • la présentation d’un rapport d'activité devant l’Assemblée générale ;
   • ­l’embauche, la supervision et le licenciement des collaborateurs de l’association.
   Pour cela, le Directeur général participe aux réunions des instances de l'association avec voix consultative.
3. Les langues de travail actuelles du secrétariat sont le français, l’anglais et l’allemand, sans ordre de préférence.

Article 7 – Représentation de l’association

1. Tous les actes juridiques engageant Independent Retail Europe sont, sauf procurations spéciales, signés par le Président du Comité de Direction ou par le Directeur général, sans qu'ils aient à justifier de pouvoir vis-à-vis de tiers.
2. Toutes les démarches judiciaires, tant en demandeur qu'en défendeur, sont effectuées par le Comité de Direction, représenté par son Président ou par le Directeur général.

Article 8 – Droit de vote

1. Le droit de vote des membres effectifs au sein de l’Assemblée générale est fonction du montant des cotisations. Chaque tranche à payer de 1.000 euros de cotisation annuelle (y compris la cotisation de base) donne droit à une voix.
2. Les membres effectifs peuvent se faire représenter par un autre membre effectif. Il n'y a pas de limite au nombre de procurations que peut recevoir un membre effectif.

3. En Assemblée générale et en Comité de Direction, en dehors des cas particuliers prévus dans les statuts, les décisions sont prises sur la base d’une majorité simple si la moitié du total des voix attachées à l'ensemble des membres effectifs est présente ou représentée. 

4.  Les résolutions de l'Assemblée générale et celles du Comité de Direction sont enregistrées dans un procès-verbal qui est distribué à tous les membres après les réunions. Les procès-verbaux sont approuvés lors des réunions suivantes.
5. Toute proposition ayant pour objet une modification des statuts ou la dissolution de l'association doit émaner du Comité de Direction et, conformément à l’article 4 paragraphe a), être approuvée par l'Assemblée générale selon les modalités suivantes :
   • ­ pour une modification des statuts, une majorité des deux tiers des voix de tous les membres effectifs est requise ;
   • ­ la dissolution de l’association ne peut intervenir que moyennant une majorité des trois quarts des voix de tous les membres effectifs.
6. Les modifications aux statuts n'auront d'effets qu'après que les conditions requises par la loi auront été remplies et, notamment, elles ne seront opposables aux tiers que 10 jours après leur publication aux annexes du Moniteur Belge.
7. En cas de dissolution, le patrimoine restant éventuellement après l'accomplissement des obligations légales est affecté à une ou plusieurs personne(s) morale(s) – par exemple association(s), organisation(s) ou groupement(s) ayant un but similaire et agissant en faveur de la promotion des détaillants indépendants – selon des modalités fixées par l'Assemblée générale.

Article 9 – Groupes de travail

1. L’Assemblée générale, le Comité de Direction ou le Directeur général détermine la mise en place de groupes de travail nécessaires à la réalisation des objectifs d'Independent Retail Europe.
2. L’accomplissement des objets mentionnés à l’article 2 paragraphe c) peut être délégué par le Comité de Direction à une autre organisation et/ou effectué en collaboration avec ladite organisation.

Article 10 – Cotisations

1. L’exercice correspond à l’année civile.
2. Le budget est financé par les cotisations fixées annuellement et versées par les membres. Les modalités de calcul des cotisations sont déterminées par l'Assemblée générale sur proposition du Comité de Direction, dans des "Dispositions sur les cotisations". 
3. Sous réserve de dispositions particulières, les cotisations sont à régler en deux parties. La première partie qui correspond aux deux tiers de la cotisation versée l’année précédente est à verser à partir du 1er janvier. La seconde partie qui correspond au versement du solde, sur la base des modalités susmentionnées, est à verser à partir du 1er juillet.

Article 11 – Dispositions générales

1. Le texte français des statuts fait foi.
2. Les présents statuts sont d'application en date du 16 octobre 2013.
3. Tout ce qui n'est pas prévu par les présents statuts, et notamment les publications à faire aux annexes du Moniteur belge, sera réglé conformément aux dispositions de la loi.

⁽¹⁾ Approuvés par l'Assemblée générale du 11 octobre 2018 à Rotterdam