VON INDEPENDENT RETAIL EUROPE ⁽¹⁾

Artikel 1 – Bezeichnung, Sitz, Dauer

1. Der internationale Verband mit wissenschaftlichem Zweck und ohne Erwerbszwecke, bezeichnet als
   
   • "Union des groupements de détaillants indépendants de l'Europe" AISBL
   • (Union of groups of independent retailers of Europe)
   • (Union der Verbundgruppen selbstständiger Einzelhändler Europas)
   und als „UGAL“ in abgekürzter Form wurde in „Independent Retail Europe“ umbenannt. Dieser Verband stützt sich auf das belgische Gesetz vom 25. Oktober 1919, geändert durch die Gesetze vom 6. Dezember 1954 und vom 30. Juni 2000.
2. Der Sitz von Independent Retail Europe befindet sich in einer Gemeinde der Region „Brüssel-Hauptstadt“. Er befindet sich gegenwärtig in B – 1040 - Etterbeek, Avenue des Gaulois 3, bte 3. Der Sitz kann an jeden anderen Ort dieser Region, mittels einfachen Beschlusses des Vorstands, verlegt werden.
3. Independent Retail Europe wird für eine unbegrenzte Dauer gebildet.

Artikel 2 – Zweck

Der Verband, der keinerlei Erwerbszwecke verfolgt, hat zum Zweck das Anstrengen jeglicher Forschung, das Sammeln und das Verbreiten jeglicher wissenschaftlichen Information hinsichtlich des gesetzlichen, wirtschaftlichen und sozialen Statuts der Verbundgruppen und Verbände von Verbundgruppen, die gemäß den Gesetzen und Gepflogenheiten ihrer Länder legal gebildet wurden und deren Ziel in der Förderung der selbstständigen Einzelhändler besteht.

Dafür kann Independent Retail Europe allen Aktivitäten nachgehen, die allgemein zur Verwirklichung ihrer Ziele beitragen können, insbesondere

1. er gewährleistet, insbesondere hinsichtlich der Institutionen der Europäischen Union, die Vertretung und die Förderung der Gesamtheit seiner Mitglieder, er informiert sie über jegliche Frage von allgemeinem Interesse, und er fördert in diesem Sinne die europäische Integration
2. er trägt zum beruflichen Erfahrungsaustausch zwischen seinen Mitgliedern bei.
3. er ist befugt, Mitglied bei anderen Verbänden und Organisationen zu werden.

Artikel 3 – Mitglieder, Aufnahme und Kündigung

Die Aufnahme in den Verband unterliegt den folgenden Regeln:

1. Vollmitglied von Independent Retail Europe können werden:
   • ­    Die nationalen und internationalen Verbundgruppen, die die Förderung der selbstständigen Einzelhändler bezwecken
   • ­    die nationalen oder internationalen Verbände oder Organisationen von Verbundgruppen, die ähnliche Ziele verfolgen
   • ­    die Vollmitglieder müssen juristische Personen sein.
   Nur die Vollmitglieder verfügen über ein Wahlrecht anlässlich der Generalversammlung und können in den Vorstand gewählt werden.
2. Independent Retail Europe kann ebenfalls assoziierte Mitglieder aufnehmen oder Kooperationsvereinbarungen mit juristischen oder natürlichen Personen treffen, die keine Vollmitglieder werden können, aber wünschen, zum Erreichen der Ziele des Verbands beizutragen. Die Generalversammlung bestimmt die diesbezüglichen Bedingungen. Die assoziierten Mitglieder verfügen über die gleichen Rechte wie die Vollmitglieder, mit Ausnahme des Wahlrechts.
3. Aufnahme
   
   • ­    Die Aufnahmeanträge müssen schriftlich an das Sekretariat gerichtet werden, das sie an den Vorstand weiterleitet.
   • ­    Der Vorstand entscheidet über die Aufnahme von Mitgliedern mit einer Zweidrittelmehrheit der Stimmen der vertretenen Mitglieder, unter dem Vorbehalt der Bestätigung durch die folgende Generalversammlung.
   • ­    Die Aufnahme kann nur unter Angabe von objektiven Gründen abgelehnt werden, welche dem Bewerber mitgeteilt werden müssen.
4. Die Mitgliedschaft erlischt:
   • ­    im Falle der Auflösung von Independent Retail Europe;
   • ­    durch Kündigung. Den Vollmitgliedern oder assoziierten Mitgliedern steht es frei, ihre Mitgliedschaft im Verband zu jeder Zeit zu kündigen. Die Kündigung muss per Einschreibebrief an das Sekretariat des Verbands gerichtet werden. Die Bekanntgabe einer im Laufe eines Jahres getätigten Kündigung tritt am Ende des nächsten Geschäftsjahrs in Kraft;
   • ­    durch Ausschluss, über den die Generalversammlung mit Zweidrittelmehrheit der Stimmen der vertretenen Mitglieder entscheidet. Der Ausschluss muss begründet werden;­ wenn ein Mitglied seinen Mitgliedsbeitrag trotz zweimaliger Abmahnung (die zweite per Einschreibebrief) nicht vor Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres bezahlt hat.
5. Ein Mitglied bleibt bis zum Inkrafttreten seiner Kündigung oder seines Ausschlusses beitragspflichtig. Den ausscheidenden oder ausgeschlossenen Mitgliedern oder ihren Berechtigten steht kein Anspruch auf das Verbandsvermögen oder einen Teil des Verbandsvermögens zu. 

Artikel 4 – Generalversammlung

Die Generalversammlung ist das oberste beschlussfassende Organ und sie verfügt über die Machtvollkommenheit, um die Verwirklichung des Zwecks des Verbands zu ermöglichen. Sie besteht aus natürlichen Personen, die die Bevollmächtigten der Vollmitglieder sind. Nur ein Vertreter pro Vollmitglied ist gemäß Artikel 8 stimmberechtigt. Weitere Vertreter der verschiedenen Mitglieder können an der Generalversammlung ohne Stimmrecht teilnehmen. 

1. a)    Der Generalversammlung obliegt insbesondere:
   
   • die Beschlussfassung über Satzungsänderungen;
   • die Bestellung des Vorstands, die Wahl des Präsidenten sowie der Vize-Präsidenten;
   • die Genehmigung des Budgets und des Berichts der Rechnungsprüfer, sowie die Entlastung des Vorstands;
   • gegebenenfalls die Abberufung von Mitgliedern des Vorstands;
   • die Beschlussfassung über die Auflösung des Verbands.
2. Die Generalversammlung ist durch den Präsidenten des Vorstands mindestens einmal jährlich einzuberufen. Die Einberufung und die Tagesordnung müssen den Mitgliedern durch das Sekretariat mindestens 3 Wochen vorher bekannt gemacht werden.
3. Als außerordentliche Generalversammlung tritt sie auf Initiative des Präsidenten oder auf Beschluss des Vorstands oder auf Antrag von mindestens einem Drittel der Vollmitglieder innerhalb von sechs Wochen vom Zeitpunkt des Beschlusses oder des Antrags zusammen.
4. Die Generalversammlung kann nur über solchen Fragen rechtswirksam beschließen, die auf der Tagesordnung stehen. 
5. Die Generalversammlung bestellt zwei Rechnungsprüfer aus Mitgliedsorganisationen. Diese kontrollieren innerhalb von drei Monaten nach Abschluss eines Geschäftsjahres die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und erstellen einen diesbezüglichen Bericht. Dieser Bericht muss dem Vorstand vorgelegt und dann durch das Sekretariat an alle Mitglieder, zwecks Bewilligung durch die Generalversammlung, zugeleitet werden.

Artikel 5 – Vorstand

1. Die Vollmitglieder von Independent Retail Europe müssen innerhalb des Vorstands auf eine Art und Weise vertreten sein, die darauf zielt, die Vielfalt ihrer Strukturen und Aktivitätsbereiche zu berücksichtigen.
2. Der Vorstand besteht aus höchstens vierzehn Mitgliedern, die innerhalb der Generalversammlung ausgesucht werden und ihr Mandat unentgeltlich ausüben. Er hat einen Präsidenten und maximal vier Vize-Präsidenten. Alle werden für eine Dauer von drei Jahren auf Vorschlag des Vorstands durch die Generalversammlung gewählt. Die Mandate sind erneuerbar.
3. Der Präsident des Vorstands muss aus einem EU-Mitgliedstaat stammen
4. Jedes Vorstandsmitglied verfügt über eine Stimme. Der Vorstand kann nur dann rechtsgültige Beschlüsse fassen, wenn die Hälfte seiner Mitglieder oder deren Vertreter anwesend ist.
5. Wird ein Vollmitglied im Vorstand durch seinen obersten, gewählten Geschäftsführer vertreten, kann ein hauptamtlicher, durch die Struktur eingestellter Geschäftsführer stimmrechtlos dem Vorstand beitreten
6. Der Vorstand tritt mindestens zweimal im Jahr zusammen. Es wird auf Initiative des Präsidenten oder auf Antrag von mindestens einem Drittel der Vorstandsmitglieder einberufen. Die Einberufung und die Tagesordnung müssen durch das Sekretariat mindestens drei Wochen vor der Sitzung an die Mitglieder zugeleitet werden.
7. Der Vorstand verfügt über alle Befugnisse in Verbindung mit der Geschäftsführung und der Verwaltung, unter dem Vorbehalt der Befugnisse der Generalversammlung. Der Vorstand kann nur über solche Fragen rechtswirksam beschließen, die auf der Tagesordnung stehen
8. Der Vorstand überträgt die laufende Geschäftsführung einem Generaldirektor. Dem Vorstand obliegt insbesondere:
   • Anstellung und Entlassung des Generaldirektors;
   • Nominierung von Vertretern des Verbands in Organe anderer Verbände oder Organisationen;
   • Beschlussfassung über Vorlagen und Vorschläge an die Generalversammlung, insbesondere.
   • Einladung zur Generalversammlung.
9. Der Vorstand kann gewisse Aufgaben einem „Steering Committee“, bestehend aus seinem Präsidenten und seinen 4 Vize-Präsidenten, übertragen
10. Ein Vorstandsmitglied gilt als ausscheidend, wenn er das Vollmitglied nicht mehr vertritt, für das er in den Vorstand gewählt wurde.
11. Die persönlichen Daten der Vorstandmitglieder und des Generaldirektors müssen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen veröffentlicht werden.

Artikel 6 – Generaldirektor/Sekretariat

1. Der Generaldirektor ist gegenüber dem Vorstand verantwortlich.
2. Dem Generaldirektor obliegt, nach Maßgabe der Satzung sowie im Rahmen der bewilligten Budgetmittel, die Verwaltung des Verbands und dessen Vertretung gegenüber allen internationalen, europäischen oder nationalen Institutionen, Behörden oder Verbänden. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem :
   • Vorbereitung und Erarbeitung von Vorschlägen zu allen Angelegenheiten, die der Beratung durch den Vorstand bedürfen;
   • Aufstellung der Jahresrechnung und des Budgetvorschlags;
   • Vorbereitung von Unterlagen für die Generalversammlung;
   • Erstattung eines Geschäftsberichts vor der Generalversammlung;
   • Einstellung, Führung und Entlassung von Mitarbeitern des Verbands.
   Diesbezüglich nimmt der Generaldirektor an den Sitzungen der Organe des Verbands mit beratender Stimme teil.
3. c)    Die gegenwärtigen Arbeitssprachen des Sekretariats sind gleichgestellt Deutsch, Englisch und Französisch

Artikel 7 – Vertretung des Verbands

1. Alle Rechtsakten, die Independent Retail Europe rechtlich verpflichten, werden, vorbehaltlich Sondervollmacht, vom Präsidenten des Vorstands oder dem Generaldirektor unterschrieben, ohne dass eine weitere Rechtfertigung gegenüber Dritten erforderlich ist.
2. Alle gerichtlichen Schritte, sowohl als Antragsteller wie als Antragsgegner, werden vom Vorstand wahrgenommen, der durch seinen Präsidenten oder den Generaldirektor vertreten wird.

Artikel 8 – Stimmrecht

1. Das Stimmrecht der Vollmitglieder in der Generalversammlung hängt von der Höhe des Beitrags ab. Jede zu zahlende jährliche Beitragsstufe in Höhe von 1000 Euro (inklusive Grundbetrag) gibt Anrecht auf eine Stimme.
2. Die Vollmitglieder können sich durch ein anderes Vollmitglied vertreten lassen. Die Zahl der Vollmachten, die auf ein Vollmitglied übertragen werden können, ist nicht begrenzt.
3. Bei der Generalversammlung sowie im Vorstand, außer den in der Satzung vorgesehenen besonderen Fällen, werden die Beschlüsse auf der Basis einer einfachen Stimmenmehrheit gefasst, falls die Hälfte der Stimmen, die der Gesamtheit der Vollmitglieder entsprechen, anwesend oder vertreten ist. Beschlüsse der Generalversammlung oder des Vorstandes können auch im Rahmen eines schriftlichen Verfahrens (beispielsweise per E-Mail) oder einer Telekonferenz gefasst werden.
   
   Voraussetzung für die Beschlussfassung im Rahmen eines schriftlichen Verfahrens ist jedoch, dass: 
   
   
   • (i) alle Vollmitglieder über das Verfahren unterrichtet und zur Stimmabgabe aufgefordert wurden und 
   • (ii)kein Vollmitglied gegen die schriftliche Beschlussfassung Einspruch erhoben hat

   Gültig ist ein Einspruch eines Vollmitglieds gegen eine vorgesehene schriftliche Beschlussfassung, wenn er dem Generaldirektor und Präsidenten in Schriftform (per E-Mail) binnen sieben (7) Tagen nach Versand der Aufforderung zur Stimmabgabe vorgelegt wird.

4. Die Beschlüsse der Generalversammlung und des Vorstandes werden in einem Protokoll festgehalten, das nach den Sitzungen allen Vollmitgliedern verteilt wird. Die Protokolle werden bei der nächsten Sitzung verabschiedet
5. Jeder Vorschlag, der eine Änderung der Satzung oder die Auflösung des Verbands zum Gegenstand hat, muss vom Vorstand ausgehen und, gemäß Art. 4 Abs. a), durch die Generalversammlung, auf Grundlage folgender Modalitäten, genehmigt werden;
   
   • für eine Änderung der Satzung ist eine Zweidrittelmehrheit der Stimmen aller Vollmitglieder notwendig
   • die Auflösung des Verbands kann nur durch eine Dreiviertelmehrheit der Stimmen aller Vollmitglieder stattfinden.
6. Die Änderungen der Satzung werden nur nach Erfüllung der durch das Gesetz geforderten Bedingungen Rechtsgültigkeit erlangen und werden erst zehn Tage nach ihrer Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt gegenüber Dritten gültig sein.
7. Im Falle der Auflösung wird das nach Erfüllung der gesetzlichen Auflagen etwaig übrigbleibende Verbandsvermögen einer oder mehrerer juristischen Person(en) – z.B., Verbänden, Organisationen oder Verbundgruppen – zugewiesen, die den gleichen Zweck haben und für die Förderung der selbstständigen Einzelhändler handeln, und zwar gemäß Modalitäten, die durch die Generalversammlung festgelegt werden.

Artikel 9 – Arbeitskreise

1. Die Generalversammlung, der Vorstand oder der Generaldirektor entscheiden über die Einsetzung von Arbeitskreisen, die für die Verwirklichung der Ziele von Independent Retail Europe notwendig sind. 
2. Die Wahrnehmung der Aufgabe gemäß Art. 2 Abs. c) kann durch den Vorstand auf eine andere Organisation übertragen und/oder in Zusammenarbeit mit dieser durchgeführt werden.

Artikel 10 – Beiträge

1. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
2. Das Budget wird durch die jährlich festgelegten und durch die Mitglieder bezahlten Beiträge finanziert. Die Beitragskalkulationsmodalitäten werden in einer „Beitragsordnung“ von der Generalversammlung auf Vorschlag des Vorstands festgesetzt.
3. Unter Vorbehalt von Sonderbestimmungen sind die Beiträge in zwei Raten fällig. Die erste Rate, die drei Vierteln des im Vorjahr geleisteten Beitrags entspricht, wird ab dem 1. Januar fällig. Die zweite Rate, die dem Restbetrag entspricht, auf der Grundlage des o.e. Verfahrens, ist ab 1. Juli fällig.

Artikel 11 – Allgemeine Bestimmungen

1. Die französische Fassung der Satzung ist maßgebend.
2. Die vorliegende Satzung erlangt ab 16. Oktober 2013 Geltung.
3. Alles was durch die vorliegende Satzung ausgelassen wird, und insbesondere die vorzunehmenden Veröffentlichungen im Belgischen Staatsblatt, wird gemäß Gesetz vom 25. Oktober 1919, geändert durch die Gesetze vom 6. Dezember 1954 und vom 30. Juni 2000, geregelt.

([1]) genehmigt durch die Generalversammlung vom 11. Oktober 2018 in Rotterdam